Jahresbericht
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Ein Geschäfts- oder Jahresbericht ist ein hervorragendes Mittel, um periodisch die Arbeit bzw. den Erfolg einer Bibliothek darzustellen. Grundsätzlich sind dabei zwei Funktionen zu unterscheiden:
- Steuerungsinstrument für die Geschäftsleitung und
- Öffentlichkeitsarbeit für die Zielgruppen der Bibliothek.
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Jahresbericht als Steuerungsinstrument
In vielen Organisationen ist es erforderlich, nach "oben" zu berichten. Wenn dies so ist, sollten Sie die "Gepflogenheiten" herausbekommen: Gibt es eine gewünschte Länge, Form, Struktur? Wenn ja, sollten Sie dies bei der Erstellung berücksichtigen.
Zielgruppe
Genau zu bestimmen gilt es auch, wer den Bericht zu Gesicht bekommt, zur Kenntnis nimmt, mit ihm arbeitet: Der Abteilungsleiter? Eine Stabsstelle? Ein Mitglied der Geschäftsleitung? Oder mehrere davon? Wird der Bericht dazu verwendet, dass er ganz oder in Teilen in andere Berichte implementiert wird? Adressaten aus diesen Zielgruppen möchten die Inhalte und Zahlen exklusiv haben, d.h. es empfiehlt sich nicht, den Bericht breit zu streuen.
Umfang/Layout
Das Layout sollte im Firmen-, und falls nicht vorhanden, im Bibliotheksstil sein, unter Verwendung des Firmen- oder Bibliothekslogos. Was ist die Botschaft, wenn Sie sich nicht an den vorgegebenen Rahmen der Corporate Identity halten? Der Inhalt sollte knapp sein (1-2 Seiten), klar strukturiert. Eventuelle Anhänge und Exkurse, welche mehr Platz in Anspruch nehmen, kann man entweder als Anhang dem Bericht beigeben oder Links angeben, welche auf Seiten im Intranet/auf der Homepage der Bibliothek verweisen, wo Texte und Zahlenwerk ungekürzt bzw. breiter präsentiert werden können.
Ausführung
Der Bericht sollte relativ standardisiert sein, über die Jahre hinweg wenig verändert werden (zwecks besserer Vergleichbarkeit). Enthalten sollen sein:
- wichtige Kennzahlen zur Leistung und Entwicklung (Benutzer, Ausleihe, Beratungen, Nutzung von eJournals und Datenbanken etc.) mit Vorjahreszahlen oder Zeitreihen zum Vergleich)
- Visualisierung durch Grafiken, wenn dies dem Stil des Hauses entspricht
- knappe Erläuterungen in Worten
- Aufzählung von Projekten, welche in Arbeit sind oder abgeschlossen wurden
- Ausblick in die Zukunft (wichtige Veränderungen (auch der Rahmenbedingungen), Planungen von Projekten)
Die im Bericht angegebenen Kennzahlen sollten bereits vorliegen (aus der Jahresstatistik, geliefert von der Bibliothekssoftware). Es sollte im Bericht nichts geschönt werden, eher bei den Erläuterungen Erklärungen anbieten, warum eine Entwicklung schlechter verlaufen ist als geplant. Diese Art eines Jahresberichtes ist kein Marketing! Ein Erfolgsnachweis wird von der Geschäftsleitung nur dann akzeptiert, wenn sie sicher sein kann, "harte Daten" zu bekommen und keine Werbung. Deshalb sollte man bei der Darstellung der Planungen eher vorsichtig formulieren, um später positiv von der Zielerreichung berichten zu können, anstatt stillschweigend ein zunächst hochgehängtes Projekt beerdigen zu müssen.
Jahresbericht als Instrument der Öffentlichkeitsarbeit
Öffentlichkeitsarbeit ist wichtig. Und eine Jahresbilanz wird immer gerne zur Kenntnis genommen, sowohl in den "Hausmedien" als auch in der Presse!
Zielgruppe
Unter den Benutzern einer Bibliothek gibt es viele Unterstützer/innen, welche gern zur Kenntnis nehmen, wie sich die Bibliothek entwickelt und welche Dienste neu entwickelt wurden. Verlassen Sie sich nicht darauf, dass Sie diese „Unterstützer“ mündlich zutreffend informieren, machen Sie sie entweder mündlich auf den Jahresbericht auf der Homepage aufmerksam oder schicken sie ihn per E-Mail oder Newsletter zu.
Umfang/Layout
Der Bericht kann ruhig länger ausfallen als ein Geschäftsbericht. Es sollte aber um so mehr Sorgfalt auf die Strukturierung verwendet werden, je länger er ausfällt. Auch sind Kästen und Bilder zur Auflockerung gut möglich.
Das Layout sollte sich den übrigen Werbemaßnahmen bzw. der Bibliothekshomepage angleichen. Wenn der Bericht länger ist, kann eine Kurzfassung vorgeschaltet werden, ebenso ist ein Anhang mit Zahlenwerk möglich.
Ausführung
Sie können den Bericht ruhig in journalistisch-werbendem Stil schreiben. Das heißt, auch ein Motto und/oder „Aufhänger“ ist für den ganzen Bericht ebenso wie für einzelne Teile möglich. Ein lockerer Stil ist ebenso gewünscht wie ein roter Faden, den beispielsweise ein Motto vorgeben kann.
Da Ähnlichkeiten mit dem Geschäftsbericht vermieden werden sollen, vermeiden Sie es, hier die selben Zahlen zu verwenden. Zahlen sollten spärlicher genommen werden, eher sollten Sie graphische Darstellungen einstreuen, das lockert auch das Layout auf!
Wichtig ist es, auf die Entwicklung einzelner Dienste einzugehen, welche für eine oder mehrere Zielgruppen von Belang sind. Planungen sollten nur kursorisch erwähnt werden.
Verbreitung
Sie können den Bericht auf der Homepage präsentieren und ablegen und ihn über Push-Dienste (E-Mail-Verteiler und Newsletter) Interessenten zuleiten. Das Wegateam schlägt einen "Sitzungsabend oder Pressetermin mit Hilfe interessanter Inhalte, einladender Tischvorlage und wirkungsvoller Präsentation" vor. [1]
